Checklist para la planificación de eventos

24/01/2025

¿Tienes un evento importante en mente y no sabes por dónde empezar? ¡No te agobies!

En Tangram sabemos de primera mano que organizar un evento puede parecer abrumador, pero con una buena planificación puedes convertirlo en una experiencia inolvidable para tus clientes. Hoy te dejamos los pasos clave para que todo fluya sin contratiempos y, al final, una checklist, ¡para que la tengas siempre a mano!

1. Define los objetivos del evento

  • ¿Qué quieres lograr? Promoción de producto, promocionar ese servicio o producto que acabas de lanzar a la venta, networking, captación de clientes…
  • ¿A quién está dirigido? Define claramente quién es tu público objetivo o, si es un evento privado de presentación o promoción de producto, a quién vas a invitar a tu evento.

2. Crea un presupuesto detallado

  • Incluye: alquiler del espacio, catering, decoración, tecnología, diseño, personal y promoción.
  • Deja un margen para imprevistos.

3. Elige el lugar ideal

  • ¿Espacio físico o virtual? Visita varias sedes para cerciorarte de que  se adaptan a tus necesidades o, si lo haces online, elige la plataforma adecuada.
  • Asegúrate de que sea accesible, cómodo y adecuado para el tipo de evento.

4. Crea un cronograma

  • Define fecha, horarios y duración del evento.
  • Crea un programa para las actividades clave (presentaciones, pausas, comidas, dinámicas…).

5. Selecciona a tus proveedores

  • Con el presupuesto global, las actividades que quieres hacer, y el espacio determinado, es la hora de elegir a tus proveedores de catering, diseño y decoración, audiovisuales, transporte… ¡Compara presupuestos y elige los que más se adapten a tus necesidades!
  • Confirma fechas y tiempos de entrega con antelación.

6. Diseña la experiencia del asistente

  • Crea invitaciones atractivas y personalizadas, asegúrate de que las inscripciones son sencillas y de que los asistentes reciben toda la información previa al evento.
  • Haz que tu evento sea memorable con tecnología, audiovisuales potentes, regalos, sorpresas o actividades interactivas para mantener el interés.

7. Promoción del evento

  • Online: Crea un hashtag, usa redes sociales y envía correos electrónicos. Idealmente puedes crear una landing page.
  • Offline: Flyers, alianzas locales o networking directo.

8. Gestiona inscripciones y confirmaciones

  • Usa herramientas adecuadas para gestionar las inscripciones.
  • Confirma asistencia antes del evento y envía la información necesaria: lugar y hora del evento, indicaciones especiales para llegar…

9. Checklist del día del evento

  • Llega con tiempo para coordinar montaje y pruebas técnicas.
  • Revisa el cronograma con tu equipo y proveedores.

10. Mide el éxito del evento

  • Puedes realizar encuestas a los asistentes o,
  • analizar si has cumplido con tus objetivos iniciales.

Organizar eventos puede parecer complejo, pero con una buena checklist todo fluye mejor, así que por aquí te dejamos la que hemos preparado para ti. ¡No te olvides de guardarla!

Si necesitas ayuda para realizar un evento, recuerda que en Tangram somos expertos y podemos ayudarte.

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