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Cómo organizar un evento online durante la crisis del Coronavirus

Cómo organizar un evento online durante la crisis del Coronavirus

29/04/2020

Si echamos la vista atrás, nos daremos cuenta de que desde los inicios del Covid-19 se han cancelado muchos eventos multitudinarios. Uno de los primeros y más sonados fue el famoso Mobile World Congress de Barcelona. Le han seguido muchos conciertos, presentaciones, etc. Sin embargo, como respuesta, también hemos visto cómo han surgido varias iniciativas exclusivamente online que han tenido una estupenda acogida entre los usuarios. Hemos asistido, por ejemplo, a un festival de música a través de directos de Instagram. Los organizadores han alcanzado la nada desdeñable cifra de 424.000 seguidores en esa red social. Se rumorea que Microsoft está preparando un sustituto digital para el E3 en junio. Por eso, si tenías pensado organizar algún evento en estos meses, una buena opción es hacerlo a través de alguna plataforma digital. Te contamos cómo hacerlo.

Las ventajas de un evento online

Además de las ya mencionadas, te contamos por qué deberías lanzarte ya a organizar el primero:

  • Permite interacción. Igual que en un evento presencial, los asistentes pueden interactuar, participar, hacer  preguntas, etc.
  • Mira el lado positivo: El coste logístico es muy inferior. Frente a la cantidad de materiales que hay que producir en presencial, aquí nos evitamos el coste de impresión, montajes, etc.
  • Como consecuencia, se abaratan los costes generales y el presupuesto que debemos manejar es inferior.
  • Además, puedes alcanzar a la audiencia que tú quieras. Puede ser un evento privado para tus clientes o abierto al público general.
  • Debido al punto anterior, si optas por un evento abierto, puede ser una estrategia estupenda para atraer nuevos prescriptores, clientes, etc.

¿Cómo organizar un evento digital?

Para crear uno de estos eventos, es importante, igual que lo haríamos si lo hiciéramos físicamente, ser organizados. Vamos por fases:

  1. Debemos elegir nuestro tema. ¿Queremos ofrecer un seminario, un curso, un taller práctico, un webinar, o presentar un producto nuevo?
  2. A continuación, toca elegir qué plataforma vamos a utilizar. Eventbrite, Hopin, Intrado y hasta Zoom están muy en auge. Decántate por aquella que se ajuste a tus necesidades de audiencia, que permita (o no) compartir presentaciones en pptx., videoconferencias, directos en Youtube u otras redes sociales, etc. Piensa en tu audiencia y qué quieres conseguir y te ayudaremos a elegir la mejor plataforma para tu convención.
  3. Prepara tu evento igual que harías en uno presencial: Materiales que vas a necesitar (las ya mencionadas presentaciones, entrevistas, vídeos, etc), comprueba que controlas el funcionamiento de la plataforma, cómo integrarlo todo, cómo vas a conectar con terceras personas que intervengan en directo.
  4. Ten en cuenta el calendario de ensayos, avisos a ponentes y espectadores, validación de la tecnología, etc. También debes validar que todos los ponentes disponen de los medios tecnológicos (o conexión a internet) necesarios para acceder al evento. En caso necesario, podemos proveerte de equipos, cableado o lo que sea necesario.
  5. Promociona tu evento. Hazlo acorde a los siguientes puntos:
    • Si es un evento privado, envía invitaciones a tu lista de contactos o asistentes.
    • Si no lo es, utiliza tus redes sociales, mailing, promoción en medios, etc., para alcanzar una audiencia mayor.
    • Puedes, incluso, realizar una promoción de pago en redes.

Algunas ideas

Si te apetece organizar un pequeño evento pero no sabes sobre qué hacerla, te damos algunas ideas:

  • Ofrece una pequeña charla sobre aquello en lo que eres experto. Ejemplo: ¿Eres CM? Ofrece una pequeña formación sobre gestión de redes para Pymes.
  • Entrevistas a influencers, autores, artistas o especialistas en X sector.
  • Ofrece clases magistrales. ¿Eres cocinero? ¿Y por qué no enseñar cómo se hace ese delicioso brownie de chocolate que tanto le gusta a todo el mundo?
  • Haz un directo en el que respondas a algunas preguntas que te haga tu audiencia sobre tu producto, tu empresa o tu forma de trabajar.
  • ¿Tienes un producto nuevo o alguno que te apetezca potenciar? Haz una presentación demostrativa de cómo es o qué puede hacer.

Ten en cuenta que siempre debes ceñirte a tu campo de trabajo, así mejorarás tu imagen como experto y le darás un empujón a tu marca personal o empresarial.

Nuestro equipo tiene experiencia organizando todo tipo de eventos, incluidos los digitales. Si necesitas ayuda para organizarlo, recuerda que siempre puedes hablar con Tangram.

Author:

Mila Merino on mayo 8, 2020 AT 01 pm

Hola, nunca he organizado un evento on line, sera un evento cientifico con 3 o 4 ponentes y queremos que se conecten participantes, gratuito. He estado mirando Hopin, pero no tienen un email de contacto para saber el precio que cobran.
¿os parece adecuado Hopin?

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